Hoe kies en richt ik mijn elektronisch cliënt dossier (ECD) in…

We zijn allemaal op zoek naar een ECD (elektronisch cliënt dossier) dat ons ontzorgt. 

Ik ben niet de uitvinder van dat GE-WEL-DIGE systeem en het perfecte systeem dat aan al onze eisen voldoet bestaat helaas ook niet. Maar we kunnen er wel voor zorgen dat een ECD ons ondersteunt en ons voorziet van de informatie die we nodig hebben.  

Maar hoe doe je dat dan? 

Stap 1: Houd een brainstormsessie binnen je organisatie. 

Door aan de medewerkers in je organisatie te vragen wat zij graag zouden willen in een nieuw ECD neem je hen al een beetje mee in de verandering die komen gaat en voelen zij zich gehoord.  

Stap 2: Kies een systeem dat je aanspreekt en wat past bij jou als organisatie. 

Het is belangrijk dat je een klik hebt met een ECD. Je moet er een goed gevoel bij hebben. Wanneer je volledig achter de keuze van het ECD staat kun je dit gevoel ook uitdragen naar de medewerkers binnen je organisatie. Het is immers weer een forse verandering die je gaat doorvoeren. 

Stap 3: Kies een systeem dat de faciliteiten biedt die horen bij de financieringsstromen die jij als organisatie aanbiedt. 

Het is belangrijk dat je een ECD kiest dat bekend is met de financieringsstromen die jij als organisatie aanbiedt. Ja, er zijn genoeg ECD’s die aanbieden dat wanneer zij een stroom niet hebben deze voor jou als organisatie gebouwd kan worden. Dit kan zeker een optie zijn, maar dan moet je je van tevoren goed hebben bedacht welke valkuilen dit met zich meebrengt.  

Stap 4: Zorg dat je productgebouw staat als een huis.  

Zorg dat je, voordat je zomaar begint met het inrichten van je systeem, weet hoe je productgebouw eruitziet. Ga samen met andere disciplines zoals de contractbeheerder/zorginkoper samen zitten, om te kijken welke producten je aanbiedt en welke productcodes hier allemaal bij horen. Dit is één onderdeel en het meest belangrijke bij het opzetten van je productgebouw in een nieuw ECD.  

Stap 5: Welke vrijheid heb je? 

Vraag altijd goed uit welke vrijheid je in een ECD hebt. Ben je bijvoorbeeld verplicht een release te ondergaan ook al wil je deze niet. Kunnen functionaliteiten voor jou als organisatie aan- en/of uitgezet worden? Worden er pakketten op maat aangeboden? Stel deze vraag aan de aanbieder. Welke koppelingen kunnen er gemaakt worden met andere applicaties die je gebruikt in je organisatie?  

Stap 6:  De applicatiebeheerder en informatiemanager 

Zorg dat je zowel een goede applicatiebeheerder als een informatiemanager in huis hebt die weten wat ze doen en die samen een super team vormen. Zonder hen blijven er veel vraagstukken onbeantwoord en wordt het besturen van je organisatie een heel stuk moeilijker. 

Stap 7: De implementatie 

Een veel gemaakte fout bij het implementeren van een nieuw ECD is het implementeren. Omdat het hele traject al heel veel tijd heeft gekost vergeten we vaak een goed plan van aanpak te maken over hoe we er nu eigenlijk voor willen zorgen dat iedereen straks met het ECD kan werken en weet op welke vlakken het je kan gaan ontzorgen. Zorg daarom voor een goed implementatieplan en betrek iedereen binnen de organisatie hierbij. Het gaat namelijk ook iedereen iets aan. Maak niet de fout om het er maar door te drukken, want dat levert je op termijn helemaal niets op en kan vooral veel weerstand veroorzaken.

Een ECD biedt vaak meer mogelijkheden dan we denken. We vergeten echter hiervan gebruik te maken.